Menyusun program kerja adalah langkah penting dalam mencapai tujuan yayasan yang telah direncanakan. Program kerja yang baik akan membantu seseorang atau sebuah tim untuk memprioritaskan tugas, mengatur waktu dan sumber daya dengan efektif, serta memastikan bahwa proyek atau kegiatan berjalan lancar dan berhasil. pada hari Jum’aat 10 Februari 2023, divisi-divisi di YPIA melakukan perencanaan kerja untuk satu tahun mendatang di Ruang Aula Kantor YPIA. Dalam rangka menyusun program, divisi-divisi di YPIA menggunakan metode di bawah ini :
Menentukan tujuan yang ingin dicapai
Sebelum menyusun program kerja, setiap divisi memastikan untuk memiliki tujuan yang jelas dan spesifik. Tujuan dari masing-masing divisi ini bersifat realistis, dapat diukur, dan memiliki batas waktu yang jelas.
Mengidentifikasi tugas yang perlu dilakukan
Setelah menetapkan tujuan, mengidentifikasi tugas-tugas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Oleh karenanya, tugas-tugas ini dijabarkan terperinci, dapat diukur, dan terkait langsung dengan tujuan yang ingin dicapai masing-masing divisi.
Memprioritaskan tugas
Setelah mengidentifikasi tugas, tiap divisi memprioritaskan tugas-tugas tersebut berdasarkan urgensinya dan pentingnya terhadap tujuan yang ingin dicapai.
menentukan jangka waktu yang diperlukan
Masing-masing divisi Juga menentukan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Jjangka waktu yang ditetapkan dibuat secara realistis dan dapat dicapai.
Membuat jadwal yang terperinci
Setelah menetapkan jangka waktu yang diperlukan, masing-masing divisi membuat jadwal yang terperinci dan sesuai dengan prioritas tugas. Jadwal ini fleksibel dan dapat disesuaikan jika terjadi perubahan atau kendala di tengah jalan.
Menetapkan sumber daya yang diperlukan
Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas, seperti anggaran, tenaga kerja, atau peralatan. Setiap divisi dihimbau untuk memperhatikan bahwa sumber daya yang ditetapkan harus memadai untuk menyelesaikan tugas.
Monitor dan evaluasi progres
Setelah program kerja dilaksanakan, setiap divisi harus memantau dan mengevaluasi progres secara berkala. Jika terdapat kendala atau hambatan, maka setiap divisi diharuskan segera melakukan tindak lanjut dengan solusi yang tepat.
Forum lanjutan dari rapat kinerja akhir tahun tersebut berjalan dengan khidmat . banyak sekali terjadi Diskusi mengenai tujuan, tugas, jadwal, dan sumber daya yang telah ditetapkan agar semua pihak dapat bekerja secara efektif dan terkoordinasi.
